理事会、総会、専門委員会運営補助業務
管理会社は、担当のスキルにより運営に差が出来ます。組織対応を重視していますが担当のスキルを見極めなければスムーズな運営が出来ません。
【総会】
年に一度決算月の２ケ月以内に、通常総会を開催する必要があります。これは、管理者(理事長)の義務です。通常総会では、年度の活動報告・予算決算・来期の活動計画が上程され審議を受けます。通常管理会社より総会議案案が作成され、理事会で審議の上上程されます。
しかし、先ほどご説明した通り担当者のスキルにより議案書に初歩的なミス(誤字・脱字等)もある場合があります。(代表が管理会社勤務時代もかなりありました。) また、予算決算も管理会社任せにすると、必要ない工事の計画・金額が盛り込まれている可能性があります。本来理事会検討事項ですが、お任せ状態では工事の必要性が分かるわけがありません。
総会運営は、上程事項がスムーズに決議・承認される事が望ましいといわれています。重要事項は、事前に掲示・お知らせ・説明会等を実施し周知してもらった上での総会開催が必要です。
【理事会】
新理事は、総会承認事項に基づいて実行する事が役目になります。スムーズに引き継げる事が必要です。
開催頻度は、定例で月に1回2時間程度を目安に開催して下さい。都度次回日程を調整する理事会もありますが、数年に一度のボランティアですので理事になった方も極力日程を合わせる事が必要です。又、開催時間もある程度決めておく必要があります。開催日は、殆ど土曜日・日曜日に開催されるケースが多いですが、ほぼ１日拘束されるとなると出席率も悪くなります。審議事項が多く時間が足りない場合もありますが、出席率が悪くなると何事も話は進みません。進行役(多分理事長)の手腕にかかってきますが、２時間程度がベストと思います。
【専門委員会】
専門分野・長期的検討事項については、理事会の諮問委員会として各種専門委員会設置する事となります。理事会の権限を超える場合は設置に関し総会承認事項になるので注意しましょう。
★管理組合の健全な運営こそが住民の良好なコミュニケーションの基です★
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